Governance
Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie wird im Rahmen eines Systems der «Checks & Balances» von der Universitätsleitung (UL), der Digitalisierungskommission (DigiK) sowie der Steuerungsgruppe Digitale Infrastruktur (SDIG) durchgeführt.
Für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierungsstrategie wird es essenziell sein, dass diese Gremien die volle Unterstützung aller Repräsentantinnen und Repräsentanten der über die gesamte Universität verteilten Interessensgruppen erhalten.
In der Governance-Struktur ist die Universitätsleitung (UL) auf der einen Seite letztinstanzliches Entscheidgremium über strategische Ausrichtungen, zu bearbeitende Handlungsfelder, die Aufgleisung von Massnahmen, Anträge der untergeordneten Gremien sowie sämtliche Finanzierungsfragen; auf der anderen Seite beschränkt sich der Beitrag der UL zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie initial aber darauf, Rahmenkredite zu sprechen, zum einen an die DigiK für digitalisierungsbezogene Massnahmen auf Universitätsebene im Bereich der akademischen Forschung, Lehre, Weiterbildung und Dienstleistung und zum anderen an die SDIG für digitalisierungsbezogene Massnahmen auf Universitätsebene im Bereich der zentralen ICT-Infrastruktur und zentraler ICT-Dienstleistungen.
Die UL kann für die Ausschöpfung der Rahmenkredite strategische Leitlinien formulieren; sie verzichtet aber auf spezifische Vorgaben für die Mittelverwendung. Zudem prüft die UL regelmässig die auf Vorschlag der DigiK oder SDIG initiierten Digitalisierungsmassnahmen und deren Ergebnisse auf Zielerreichung.
Der DigiK gehören 13 Mitglieder mit Stimmrecht an, die die Fakultäten (8), die strategischen Zentren (1), die Dozierenden und Assistierenden (2) sowie die Studierenden (2) repräsentieren. Die Präsidentin oder der Präsident wird mit einjähriger Amtszeit als Bindeglied zur UL aus dem Kreis der Fakultätsvertretungen gewählt.
Zur Gewährleistung des Informationsflusses wird die DigiK durch vier Mitglieder mit beratender Stimme ergänzt, nämlich durch die oder den Chief Digital Officer (CDO) der Universität Bern, die oder den Chief Information Officer (CIO) der Universität Bern sowie die Digital Officers der Vizerektorate Lehre und Forschung.
Die DigiK prüft und aktualisiert regelmässig die Digitalisierungsstrategie der Universität Bern, stellt Antrag über die Verwendung des von der UL gesprochenen Rahmenkredits, initiiert eigene digitalisierungsbezogene Vorhaben, prüft und berät über Finanzierungsgesuche der Fakultäten oder Vereinigungen und gibt Empfehlungen zum Mitteleinsatz zuhanden der UL ab.
Der oder die CDO der Universität Bern fungiert als Geschäftsführer oder -führerin sowie als Bindeglied zur SDIG und ist zudem für die Überwachung der Einhaltung strategischer Vorhaben auf nachgeordnet operativer Ebene zuständig.
Der SDIG gehören neben der oder dem CIO der Universität Bern in leitender Funktion als ständige Mitglieder die Verwaltungsdirektorin oder der Verwaltungsdirektor der Universität Bern als Bindeglied zur UL sowie die oder der CDO der Universität Bern als Bindeglied zur DigiK an.
Zu den Sitzungen der SDIG werden nach Bedarf eingeladen: Führungspersonen aus Einheiten des Zentralbereichs mit ICT-Bezug (Informatikdienste, iLUB, Universitätsbibliothek), Führungspersonen der dezentralen Informatikorganisationseinheiten (Fakultäten, Institute, Zentren) oder Führungspersonen aus Bereichen mit einem wechselseitigen Abhängigkeitsverhältnis zu den zentralen ICT-Diensten (z. B. Betrieb & Technik, Bau & Raum).
Die SDIG steuert die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie auf operativer Ebene gemäss den Vorgaben der UL, allfällig auch der DigiK. Sie initiiert zudem eigene digitalisierungsbezogene Vorhaben auf operativer Ebene und delegiert allenfalls Zuständigkeiten an spezifische Steuerungsgruppen für Teilbereiche, sofern die Komplexität und die Themenvielfalt dieser Teilbereiche dies erfordern.
Die oder der CIO informiert die Fakultäten, Zentren und Stände über Aktivitäten der SDIG an Sitzungen der DigiK, während die Funktion des Bindeglieds zur UL von der Verwaltungsdirektorin oder dem Verwaltungsdirektor wahrgenommen wird.
Mit der skizzierten, betont schlank gehaltenen Governance- Struktur sollen agile Entscheidungsprozesse befördert werden bei gleichzeitiger Gewährleistung einer substanziellen Einbindung der Fakultäten, Zentren und Stände in die Aufgleisung und Umsetzung digitalisierungsrelevanter strategischer Vorhaben.
Mit der von der UL wahrzunehmenden Kontrollfunktion wird zudem eine sachgerechte Mittelverwendung samt geschlossenen Qualitätssicherungszyklen garantiert und darüber hinaus sichergestellt, dass die auf Universitätsebene finanzierten Digitalisierungsvorhaben mit strategischen Planungen auf Ebene der Fakultäten in Einklang gebracht werden.